RFI, RFP, RFQ : comment répondre à une consultation BTP
RFI, RFP et RFQ sont trois demandes d’un acheteur. La première interroge les capacités. La deuxième demande une proposition, méthode et prix. La troisième demande un montant sur un besoin déjà écrit. Pour une entreprise de travaux, la pièce à déposer change : note de capacités, mémoire technique, ou devis et DPGF.
Réponse courte : RFI, RFP ou RFQ, que déposer ?
Une RFI (Request for Information) est une demande d’informations : capacités et références, sans offre ferme. Une RFP (Request for Proposal) demande une proposition, méthode et prix, souvent notés ensemble. Une RFQ (Request for Quotation) demande un prix sur un besoin déjà décrit, en général par un devis, un bordereau de prix unitaires ou une DPGF. Ces sigles viennent des achats d’entreprise. Le code de la commande publique ne les définit pas.
Trois guides voisins couvrent un autre moment. Le sourcing d’un marché public est la phase amont la plus proche d’une RFI, sans en porter le nom. Quand le dossier est déjà publié, la méthode est celle pour répondre à un appel d’offres BTP. Savoir où trouver les appels d’offres est un sujet à part. Une variante que le dossier n’a pas ouverte ne se glisse pas dans une RFP ou une RFQ : le régime est celui des variantes en marché public.
Ce que désignent RFI, RFP et RFQ
| Sigle | Anglais | L’acheteur demande | Pièce principale |
|---|---|---|---|
| RFI | Request for Information | Capacités, références, contraintes | Note courte, sans prix ferme |
| RFP | Request for Proposal | Méthode, moyens et prix | Mémoire technique, devis ou DPGF |
| RFQ | Request for Quotation | Prix sur un besoin déjà écrit | Devis, BPU ou DPGF, ligne à ligne |
La RFI arrive tôt. Le cahier des charges bouge encore et les quantités ne sont pas figées. L’acheteur, maître d’ouvrage, promoteur, industriel ou entreprise générale, cherche qui peut réaliser l’ouvrage et quels points le futur dossier doit écrire. La réponse reste factuelle : métiers, effectifs mobilisables, références comparables, qualifications citées. Un prix demandé à ce stade est un ordre de grandeur, avec ses hypothèses. Sans hypothèse, il sera relu comme un engagement.
La RFP arrive quand le programme permet de comparer des propositions. L’acheteur donne un besoin, des critères et souvent une pondération entre la valeur technique et le prix. Chaque paragraphe du mémoire technique apporte un fait vérifiable : phasage, effectif, matériau, référence. Le devis ou la DPGF décrit les mêmes postes.
La RFQ arrive quand les plans, les quantités et le niveau de prestation sont écrits. L’acheteur compare des prix, pas des conceptions. Il joint en général une DPGF ou un bordereau à compléter. La quantité de la ligne reste celle du cadre. Changer un métré ou un matériau sans autorisation rend les offres incomparables. Une ligne impossible à chiffrer fait l’objet d’une question écrite, pas d’une case vide.
Quand un acheteur BTP enchaîne les trois demandes
Un même projet, ou un lot confié par une entreprise générale, peut passer par les trois étapes. La RFI identifie qui répondra. La RFP compare des méthodes. La RFQ fige le prix. Rien n’oblige cet ordre. Certaines consultations s’arrêtent à une RFP. D’autres commencent par une RFQ, quand le dossier est déjà complet. Une RFI seule ne conclut pas le marché : l’entreprise peut ne pas être recontactée.
Côté acheteur public, le code n’emploie pas ces sigles. Avant la publication, l’article R. 2111-1 permet des consultations, des études de marché et une information des entreprises sur le projet et ses exigences. Ce n’est ni une passation, ni une offre. Après la publication, la réponse porte sur le dossier : règlement, pièces techniques, cadre de prix, mémoire technique si la valeur technique est notée. Le guide du sourcing décrit cette phase amont. Il ne remplace pas le dossier publié.
Comment répondre : mémoire, devis, DPGF
Sur une RFI, on répond dans l’ordre du questionnaire : références du même type d’ouvrage, qualifications demandées, disponibilité. On ne dépose pas vingt pages si trois sont demandées, et on ne fige pas un prix global sans quantités.
Sur une RFP, on lit d’abord critères, pondération, nombre de pages et pièces éliminatoires. Le mémoire technique reprend chaque critère avec un fait vérifiable. Le devis ou la DPGF décrit les mêmes postes. Avant de rédiger, l’analyse du DCE liste les contradictions entre le cahier des charges et le cadre de prix.
Sur une RFQ, on remplit chaque ligne. Prix unitaire, quantité et montant se recoupent, et le total du devis égale celui de la DPGF. Une ligne vide se traite comme le dossier l’écrit. La page sur la DPGF rappelle qu’une décomposition de prix global et forfaitaire porte un ouvrage décrit, pas une quantité réécrite.
Dans les trois cas, la page de garde porte le sigle, la date limite, le format et le signataire. Les questions partent avant la date limite prévue au dossier.
Check-list avant le dépôt
- Nommer la demande reçue. RFI, RFP ou RFQ, avec la date et l’heure limites.
- Lister les pièces demandées et celles dont l’absence écarte le dossier.
- Sur une RFI, répondre par les capacités, les références et les hypothèses. Aucun prix ferme qui n’a pas été demandé.
- Sur une RFP, caler le mémoire sur les critères, puis le devis ou la DPGF sur le même périmètre.
- Sur une RFQ, chiffrer toutes les lignes, laisser les quantités du cadre, signaler les écarts par écrit.
- Recouper les chiffres cités dans le mémoire, le devis et la DPGF.
- Faire signer par la personne habilitée, et conserver le fichier déposé.
Erreurs qui font écarter ou relire l’offre
- Offre ferme sur une RFI. Le prix est figé avant le métré, et l’acheteur peut le ressortir à la RFP.
- Mémoire générique sur une RFP. Un prix bas ne rattrape pas une pièce éliminatoire.
- Quantités modifiées sur une RFQ, ou variante non autorisée. Hors cadre, on chiffre la solution de base.
- Deux montants différents entre le mémoire et la DPGF. Le cadre de prix est relu en premier.
Tenir le mémoire et la DPGF ensemble, avec Smart BTP
Smart BTP est un logiciel de réponse aux appels d’offres BTP. Sur une RFP ou une RFQ jointe à un dossier de consultation, il analyse le DCE, repère les critères et les pièces, et aide à rédiger le mémoire technique en le tenant aligné avec la DPGF. L’entreprise garde la décision de répondre, les prix et le dépôt.
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FAQ : RFI, RFP et RFQ
Une RFI demande des informations sur les capacités, sans offre ferme. Une RFP demande une proposition : méthode et prix, souvent notés ensemble. Une RFQ demande un prix sur un besoin déjà écrit, via un devis, un BPU ou une DPGF.
En résumé : une RFI se répond par les capacités, une RFP par un mémoire et un prix sur le même périmètre, une RFQ par un devis ou une DPGF aux quantités du cadre. Le prix ferme et la signature restent ceux de l’entreprise.